Cyclo Chauff'

Optimiser sa gestion des demandes clients avec l'intégration de Freshworks

Cyclo Chauff', une entreprise spécialisée dans les services de chauffage et de plomberie, a entrepris une transformation digitale pour moderniser ses opérations. Confrontée à une gestion inefficace des demandes clients et à une organisation du travail peu structurée, Cyclo Chauff' a cherché à mettre en place des solutions digitales pour optimiser son activité.

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Défi initial : Gestion manuelle des demandes clients et de l'emploi du temps

Avant l'intervention de Turnk, Cyclo Chauff' rencontrait des difficultés liées à une gestion manuelle des demandes clients et de son emploi du temps. En tant qu'entreprise de chauffage et plomberie, Cyclo Chauff' utilisait un outil ERP (gestion des finances) spécialisé pour son activité mais ne disposait d'aucun système pour gérer efficacement les demandes entrantes des clients, ni pour organiser son emploi du temps autre qu'un simple agenda papier. Cette approche manuelle entraînait des oublis, une surcharge mentale et une inefficacité globale dans la gestion de ses opérations quotidiennes.

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Objectifs spécifiques du client

• Gagner du temps en automatisant les tâches répétitives liées à la gestion des demandes clients.

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• Structurer l'organisation du travail en centralisant les demandes clients et en planifiant efficacement l'emploi du temps.

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• Réduire les erreurs et les oublis associés à une gestion manuelle.

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Méthodologie suivie : Méthode “RUN”

Pour répondre aux besoins spécifiques de Cyclo Chauff', Turnk a suivi la méthode RUN (sous 3 jours) :

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1. Un jour d'ateliers de compréhension et de projection pour analyser les besoins opérationnels et définir les solutions appropriées.

2. Un jour de benchmarking et de POC (Proof of Concept) pour évaluer différentes solutions logicielles, choisir la plus adaptée, et réaliser une démonstration.

3. Un jour d'intégration de la solution choisie pour mettre en œuvre Freshdesk et intégrer Google Agenda.

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Turnk a mis en place une solution complète pour Cyclo Chauff'

• Implémentation de Freshdesk en plan Growth pour gérer efficacement les demandes clients et les tickets de service.

• Paramétrage de Google Agenda pour permettre aux clients de prendre rendez-vous en ligne.

• Intégration entre Freshdesk et Google Agenda pour synchroniser les informations et planifier les interventions en fonction des disponibilités.

• Migration des données clients existantes vers Freshdesk pour une centralisation des informations.

• Automatisation des processus pour réduire les tâches répétitives et améliorer l'efficacité opérationnelle.

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Formation fournie au client

Des sessions de workshop et de formation en visioconférence ont été organisées pour permettre à Jean Gasnier de chez Cyclo Chauff' de maîtriser pleinement les nouvelles solutions déployées. Des tutoriels vidéos ont également été fournis pour un apprentissage autonome.

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Résultats et perspectives

Initialement sceptique quant à l'intégration de nouvelles solutions digitales, Cyclo Chauff' est maintenant ravi des résultats obtenus. En plus de résoudre les problèmes identifiés, l'intégration de Freshdesk et Google Agenda a permis à l'entreprise de moderniser ses opérations et d'améliorer la satisfaction client. 

Une prochaine étape pourrait consister à connecter Freshdesk à son ERP via l'API disponible.

Grâce à l'accompagnement de Turnk, Cyclo Chauff' a entamé sa transformation digitale en optimisant sa gestion client et son organisation, lui permettant ainsi de se concentrer sur la croissance de son activité de chauffage et plomberie.

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